Política de Privacidade da Clinicfy
Última atualização: 5 de outubro de 2026
Esta Política explica quais dados pessoais a Clinicfy trata, para quê, com quem compartilha e por quanto tempo guarda. Vale para quem usa o sistema, para os pacientes das clínicas e para quem visita o site.
1. Quem somos e a quem esta Política se aplica
A Clinicfy é o nome fantasia da AI CLINIC PROGRAMA CUSTOMIZADOS LTDA, CNPJ 66.429.027/0001-02. O encarregado pelo tratamento de dados pessoais é Eduardo Bauer Maciel, e o canal para assuntos de privacidade é suporte@clinicfy.app.
Esta Política vale para três grupos de pessoas, e o papel da Clinicfy muda em cada um:
| Quem | Papel da Clinicfy | Quem responde pelos dados |
|---|---|---|
| Usuárias do sistema (dona da clínica, profissionais e equipe) | Controladora | Clinicfy |
| Visitantes do site e contatos comerciais (leads) | Controladora | Clinicfy |
| Pacientes das clínicas | Operadora: trata os dados por conta e ordem da clínica | A clínica, que é a controladora |
Se você é paciente, a clínica que te atende é quem decide o que acontece com os seus dados, e é a ela que você deve pedir acesso, correção ou exclusão. A Clinicfy apoia a clínica nessas respostas quando a informação está com ela.
2. Quais dados tratamos e para quê
| Titular | Dados | Para quê | Base legal |
|---|---|---|---|
| Usuária do sistema | Nome, e-mail, telefone, senha protegida por hash, foto, função na clínica e respostas do cadastro inicial | Criar e manter a conta, dar suporte e enviar avisos sobre a conta | Execução do contrato |
| Usuária do sistema | Registros de acesso (IP, navegador, data e hora) e ações no sistema (telas abertas e recursos usados), sem o conteúdo de pacientes | Segurança da conta, suporte, melhoria do produto e contato da equipe durante o teste gratuito e o uso | Legítimo interesse |
| Usuária do sistema (cobrança) | Nome, CPF ou CNPJ, e-mail, telefone, CEP e dados de pagamento | Cobrar a assinatura e emitir comprovantes | Execução do contrato e obrigação legal |
| Paciente (por conta da clínica) | Cadastro (nome, CPF, nascimento, contatos, convênio e responsável), dados clínicos (anamnese, evolução, prescrições, odontograma e documentos), fotos, áudio e transcrição de consulta, conversas por WhatsApp e redes sociais, pagamentos do tratamento e assinaturas eletrônicas | Prestar o serviço contratado pela clínica, conforme as configurações dela | Definida pela clínica, que é a controladora; dados de saúde são tratados como sensíveis |
| Visitante e lead | Nome, WhatsApp, e-mail, nome e perfil da clínica, respostas do formulário, origem da visita e dados de navegação | Retornar o contato, agendar a apresentação, enviar mensagens sobre a solicitação e medir campanhas | Legítimo interesse |
Os dados do cartão de crédito são transmitidos de forma criptografada ao processador de pagamentos e não são armazenados pela Clinicfy, que guarda apenas o identificador do cartão (token), a bandeira e os quatro últimos dígitos.
3. Inteligência artificial e transcrição
A Clinicfy usa provedores de inteligência artificial em quatro recursos: a assistente de atendimento, que responde pacientes pelo WhatsApp e pelas redes sociais e registra notas no cadastro do paciente, identificadas como geradas por IA; a transcrição de consultas e notas de voz, que converte o áudio em texto; a organização de textos clínicos a partir da transcrição; e a assistente interna, que lê os dados da clínica para responder perguntas e executar tarefas.
O provedor recebe só o necessário para processar cada pedido: as mensagens da conversa e o contexto do paciente, o áudio ou o texto. O áudio não é guardado pela Clinicfy; apenas a transcrição fica no prontuário. Os provedores tratam esses dados sob contrato, apenas para processar a solicitação, e não os usam para treinar modelos.
A clínica configura a assistente de atendimento e decide usar ou não a gravação de consulta. Cabe a ela avisar os pacientes e obter o consentimento antes de gravar.
4. Integrações com Google e Meta
Google. Com a sua autorização, a Clinicfy acessa a sua conta Google para o login (nome, e-mail e foto) e, se você conectar a agenda, para sincronizar compromissos com o Google Agenda (eventos, horários e descrições, incluindo o nome do paciente e o procedimento no título do evento). Esses dados são usados só para o login e para a sincronização, não são compartilhados com terceiros nem usados para publicidade, e são removidos quando você desconecta a integração ou encerra a conta. O uso de informações recebidas das APIs do Google segue a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, inclusive os requisitos de Uso Limitado.
Meta (WhatsApp, Instagram e Facebook). Quando a clínica conecta um canal, a Clinicfy recebe as mensagens, as mídias, o nome de exibição e a foto de perfil dos contatos, para exibir e responder as conversas no painel. Na conexão do WhatsApp do celular, o histórico recente e os contatos do aparelho são importados. A exclusão desses dados pode ser pedida pela clínica ao suporte e, pelo paciente, à clínica. Para dados recebidos do Instagram e do Facebook, também pela página de exclusão de dados da Clinicfy.
5. Com quem compartilhamos
A Clinicfy não vende dados pessoais. Compartilha apenas com quem precisa deles para o serviço funcionar:
| Categoria | Para quê | Onde ficam |
|---|---|---|
| Banco de dados | Guardar os dados do sistema | Brasil |
| Hospedagem, armazenamento de arquivos e backups | Rodar a plataforma e guardar arquivos e cópias de segurança | Rede global; arquivos podem ficar fora do Brasil |
| Provedores de inteligência artificial e transcrição | Recursos descritos na seção 3 | EUA |
| Provedores de WhatsApp e Meta | Enviar e receber mensagens | Brasil e EUA |
| Provedor de e-mail | E-mails de acesso, avisos e resumos | EUA |
| Processador de pagamentos | Cobrança e faturamento | Brasil |
| Provedor de assinatura eletrônica avançada | Assinatura com certificado, quando a clínica escolhe essa modalidade | Brasil |
| Login, agenda e medição do site | EUA | |
| Meta, Google Ads e TikTok | Medição de campanhas no site | EUA |
| Serviço de geolocalização por IP | Localização aproximada de quem assina um documento | Fora do Brasil |
| Autoridades | Quando houver ordem judicial ou obrigação legal | Brasil |
Quando dados saem do Brasil, isso acontece sob contrato com o provedor e com as salvaguardas previstas na LGPD.
6. Cookies e medição no site
O site e as páginas de divulgação da Clinicfy usam ferramentas de medição e publicidade (Google Analytics, Google Ads, Meta e TikTok) e um cookie próprio de atribuição de campanha, guardado por 90 dias. Eles servem para entender de onde vêm as visitas e medir as campanhas, com base em legítimo interesse. Você pode bloquear cookies pelo navegador; isso não impede o uso do site.
Depois do cadastro, os únicos dados usados para medir campanhas são os eventos de cadastro, de conclusão do cadastro inicial e de contratação, enviados à Meta e ao Google em formato codificado (hash).
O aplicativo e as páginas usadas por pacientes (anamnese, cadastro, agendamento e assinatura de documentos) não usam ferramentas de publicidade nem analytics de terceiros.
O navegador também guarda, no próprio aparelho, rascunhos de gravação e de anamnese até serem salvos ou descartados. Em computadores compartilhados, encerre a sessão ao terminar.
7. Como guardamos e protegemos
O banco de dados fica em servidores no Brasil. Usamos criptografia nas comunicações e nas cópias de segurança, acesso restrito por login e permissão, registro de acessos e backups automáticos. A equipe da Clinicfy só acessa os dados de uma clínica para suporte, migração ou correção de problemas, com registro de cada acesso.
Nenhum sistema é inviolável. Se ocorrer um incidente de segurança com dados pessoais, a Clinicfy comunica as clínicas afetadas em até 2 dias úteis após tomar conhecimento, informa o que aconteceu e o que foi feito, e coopera com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
8. Por quanto tempo guardamos
| Dados | Prazo |
|---|---|
| Conta e dados da clínica, inclusive os dos pacientes | Enquanto a assinatura estiver ativa. Após o encerramento, 90 dias para exportação; depois, exclusão, com as cópias de segurança substituídas em até 35 dias |
| Registros de acesso e segurança | 1 ano |
| Dados de cobrança e fiscais | 5 anos após o pagamento, por obrigação legal |
| Comprovantes de assinatura eletrônica | Pelo prazo que a lei exige para o documento assinado |
| Contatos comerciais (leads) que não viraram clientes | Enquanto houver interesse comercial da Clinicfy, ou até o contato pedir a exclusão pelo canal da seção 9 |
| Cookie próprio de atribuição de campanha | 90 dias |
Dados podem ser mantidos por mais tempo quando a lei exigir ou para defesa em processo judicial ou administrativo. Nesses casos, só o necessário fica guardado.
9. Seus direitos e como exercer
Você pode pedir, a qualquer momento: confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles; correção; anonimização, bloqueio ou eliminação do que for desnecessário ou excessivo; portabilidade; informação sobre com quem compartilhamos; revogação de consentimento; e oposição a tratamento baseado em legítimo interesse. Basta escrever para suporte@clinicfy.app. Respondemos em até 15 dias. Usuárias também podem pedir a exportação dos dados da clínica e a exclusão da conta pelo mesmo canal.
Se você é paciente, faça o pedido à clínica que te atende: ela é a controladora dos seus dados, e a Clinicfy a apoia na resposta. Em qualquer caso, você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
10. Alterações e contato
Esta Política muda quando a plataforma ganha recursos ou provedores novos. A versão vigente fica publicada no site com a data de atualização, e mudanças relevantes são avisadas por e-mail ou na plataforma. Dúvidas sobre privacidade: suporte@clinicfy.app.