Termos de Uso da Clinicfy

1. Quem somos e aceite

A Clinicfy é o nome fantasia da AI CLINIC PROGRAMA CUSTOMIZADOS LTDA, inscrita no CNPJ 66.429.027/0001-02. O contato é suporte@clinicfy.app.

Estes Termos valem como contrato entre a Clinicfy e a pessoa física ou jurídica que contrata a plataforma ("Clínica"). Ao criar uma conta ou contratar um plano, a Clínica declara que leu e aceita estes Termos e a Política de Privacidade. Quem aceita declara ser maior de 18 anos e, quando contrata em nome de uma empresa, ter poderes para representá-la. Dúvidas sobre o texto podem ser tiradas com o suporte antes do aceite.

2. O serviço

A Clinicfy é um software de gestão para clínicas de saúde e estética de todos os tipos, usado pela internet por assinatura. Ele reúne agenda, prontuário, financeiro, estoque, documentos e atendimento ao paciente, com recursos de inteligência artificial.

A Clinicfy cuida da tecnologia: hospedagem, segurança, backups, atualizações e suporte. As decisões clínicas são da Clínica e dos seus profissionais: a Clinicfy não presta serviços de saúde.

Os recursos de cada plano, os preços, os períodos de contratação, os meios de pagamento e as condições do teste gratuito, quando houver, são os informados na página de planos e no momento da contratação. Ao fim do teste gratuito, o acesso fica suspenso até a contratação de um plano, e os dados ficam guardados conforme a cláusula 7.4.

3. Conta e uso

3.1. O que a Clinicfy entrega. O acesso é liberado no mesmo dia da contratação, sem taxa de implantação. Se a Clínica vier de outro sistema, a equipe da Clinicfy faz a migração dos dados fornecidos pela Clínica, sem custo. O suporte é feito por pessoas, pelos canais e horários informados na plataforma.

3.2. Conta e acessos. A Clínica é responsável pelos dados do cadastro, pela guarda das senhas e por tudo o que for feito pelos usuários que convidar. Cada pessoa precisa do próprio login; compartilhar um acesso entre duas ou mais pessoas viola estes Termos. Em caso de disputa entre sócios ou profissionais da Clínica, a Clinicfy mantém o acesso com o titular cadastrado como dono da conta e só o altera por acordo escrito entre eles ou por ordem judicial.

3.3. Conteúdo e mensagens. A Clinicfy fornece as ferramentas e as configurações padrão. O que é inserido na plataforma e o que é enviado aos pacientes, inclusive pelas automações e pela assistente de atendimento, é decisão e responsabilidade da Clínica. Se um paciente ou terceiro reclamar contra a Clinicfy por algo que a Clínica inseriu, enviou ou configurou, a Clínica assume a defesa e os custos.

3.4. Uso proibido. Não é permitido usar a plataforma para fins ilícitos, golpes, conteúdo enganoso ou tentativa de acesso a dados de outras clínicas. Nesses casos, a Clinicfy pode suspender ou encerrar a conta imediatamente, para proteger as demais clínicas e os pacientes. A Clinicfy também pode suspender o acesso por ordem judicial ou de autoridade competente. Conta encerrada por violação destes Termos não pode ser recriada pela mesma pessoa ou empresa.

3.5. Requisitos mínimos. A Clinicfy testa e dá suporte à plataforma nos requisitos abaixo. Em equipamentos, navegadores ou conexões abaixo deles, o sistema pode ficar lento ou falhar, e a Clinicfy não responde por essas falhas. O suporte ajuda a identificar se o problema está no equipamento ou na conexão, mas a adequação é responsabilidade da Clínica.

3.6. Assinatura eletrônica. A plataforma oferece assinatura eletrônica de documentos nos termos da Lei 14.063/2020 e da MP 2.200-2/2001, nas modalidades disponíveis na plataforma, com registro de data, IP, dispositivo e integridade do documento assinado. A Clínica escolhe a modalidade adequada a cada documento, confirma a identidade de quem assina e responde pelo conteúdo do que envia para assinatura.

4. Cobrança, renovação e alteração de valor

4.1. Autorização de cobrança. Ao contratar um plano, a Clínica autoriza a Clinicfy a cobrar o valor do plano e dos adicionais contratados no meio de pagamento escolhido, a cada período contratado (mensal, semestral ou anual).

4.2. Renovação automática. Ao fim de cada período, o plano é renovado automaticamente por igual período, até que a Clínica cancele. Quando o pagamento é por cartão de crédito ou Pix Automático, a renovação é cobrada automaticamente no mesmo meio cadastrado. No Pix comum e no boleto, a cobrança é enviada à Clínica a cada período, para pagamento até o vencimento. Nos planos semestral e anual, a Clinicfy avisa por e-mail antes da renovação.

4.3. Cartão. Os dados do cartão são transmitidos de forma criptografada ao processador de pagamentos e não são armazenados pela Clinicfy. A Clinicfy guarda apenas o identificador do cartão fornecido pelo processador (token), a bandeira e os quatro últimos dígitos, para as renovações, mudanças de plano e troca de cartão.

4.4. Alteração de valor. O valor cobrado pode mudar:

1. quando a Clínica muda de plano ou contrata ou cancela adicionais, conforme informado no momento da alteração;
2. por reajuste de preço, com aviso por e-mail com pelo menos 7 dias de antecedência. O novo valor vale a partir da próxima renovação, e a Clínica pode cancelar antes dela sem multa.

4.5. Cobrança recusada. Se o pagamento for recusado, a Clinicfy avisa a Clínica por e-mail e pode tentar a cobrança novamente no mesmo meio de pagamento.

4.6. Armazenamento. Cada plano inclui um limite de armazenamento. Ao se aproximar do limite, a Clínica é avisada e pode contratar espaço adicional, subir de plano ou liberar espaço. Se o limite for ultrapassado e nada for feito em 15 dias, a inclusão de novos arquivos pode ficar bloqueada até a regularização. Nada do que já está guardado é apagado por isso.

5. Falta de pagamento

Se o pagamento não for confirmado até o vencimento, a Clínica tem 3 dias para regularizar, sem nenhum bloqueio nesse período. Depois disso, o acesso fica suspenso até a regularização, exceto a área de pagamento. A suspensão não apaga nada: os dados ficam intactos e o acesso volta assim que o pagamento é confirmado.

Se o pagamento não for regularizado em até 7 dias após o vencimento, a assinatura é cancelada, e os dados seguem a regra da cláusula 7.4. Estorno ou contestação de pagamento (chargeback) suspende o acesso imediatamente.

Sobre valores em atraso incidem multa de 2% e juros de 1% ao mês, contados até o pagamento. Se o atraso passar de 30 dias, a Clinicfy pode incluir a Clínica em cadastros de proteção ao crédito, como SPC e Serasa, com aviso prévio de 10 dias, e cobrar os valores devidos por via judicial ou extrajudicial, repassando à Clínica os custos da cobrança.

6. Cancelamento e reembolso

6.1. A Clínica pode cancelar a qualquer momento, pela plataforma ou pelo suporte, sem precisar justificar. O cancelamento é efetivado em até 5 dias úteis, impede as próximas renovações, e o acesso continua até o fim do período já pago.

6.2. Garantia. Em qualquer plano, a Clínica pode desistir em até 7 dias corridos da contratação e receber o reembolso integral do valor pago, em até 90 dias.

6.3. Fora da garantia, não há reembolso do período em curso. O plano semestral e o anual são a contratação do período inteiro com desconto, e o valor total é devido mesmo que a Clínica deixe de usar antes do fim. Nos planos parcelados no cartão, as parcelas já contratadas continuam sendo cobradas até o fim do período, e a renovação automática é desativada.

6.4. Contas encerradas por violação destes Termos não têm direito a reembolso.

7. Dados

7.1. De quem são os dados. Os dados inseridos pela Clínica, inclusive os dos seus pacientes, pertencem à Clínica. A Clinicfy não vende nem cede esses dados e os trata apenas para prestar o serviço, conforme as configurações da Clínica. Em relação a eles, a Clínica é a controladora e a Clinicfy é a operadora, nos termos da LGPD e da Política de Privacidade.

7.2. Como a Clinicfy guarda. O banco de dados fica em servidores no Brasil, com criptografia, controle de acesso e backups automáticos. A equipe da Clinicfy só acessa os dados de uma Clínica para suporte, migração ou correção de problemas, com registro de cada acesso.

7.3. O que fica com a Clínica. A Clínica é responsável por ter base legal para tratar os dados dos seus pacientes e por informá-los sobre o uso da plataforma quando necessário. Se um paciente exercer um direito junto à Clínica e a informação estiver com a Clinicfy, a Clinicfy ajuda a responder.

7.4. Fim do contrato. Encerrado o contrato, por cancelamento, falta de pagamento ou fim do teste gratuito, a Clínica pode solicitar ao suporte a exportação dos seus dados em até 30 dias, e a Clinicfy a entrega em até 10 dias após o pedido. Passados 90 dias do encerramento, os dados são excluídos da plataforma, e as cópias de segurança são substituídas em até 35 dias depois disso. Ficam preservados apenas os registros que a lei obriga a Clinicfy a manter.

8. Disponibilidade, suporte e responsabilidade

8.1. O que a Clinicfy garante. A plataforma fica disponível 24 horas por dia, com monitoramento, e falhas da própria plataforma são corrigidas com prioridade. Se a plataforma sair do ar por falha da Clinicfy, o funcionamento é restabelecido em até 24 horas. Manutenções programadas que possam afetar o uso são avisadas com antecedência.

8.2. Suporte. O suporte é feito por pessoas da equipe da Clinicfy, por WhatsApp, e-mail, com chamada de vídeo quando o problema pedir. O atendimento funciona de segunda a sexta, das 8h às 18h; fora desse horário, apenas para sistema fora do ar. A primeira resposta é dada em até 4 horas úteis, com a previsão de solução informada nela. O suporte cobre dúvidas de uso, configuração, migração dos dados e treinamento inicial. Não cobre equipamento, internet, celular ou WhatsApp da Clínica, nem configuração de outros sistemas.

8.3. O que não dá para garantir. Funcionamento ininterrupto não existe em nenhum sistema online. Podem ocorrer interrupções por manutenção, por caso fortuito ou força maior e por falhas de serviços de terceiros dos quais a plataforma depende: hospedagem, WhatsApp, provedores de inteligência artificial e processador de pagamentos. A Clinicfy não responde pelo bloqueio ou suspensão do número de WhatsApp da Clínica pelo próprio WhatsApp, nem por decisões clínicas tomadas com base nas informações da plataforma ou nas respostas da inteligência artificial.

8.4. A Clinicfy responde pelas falhas da própria plataforma, mas não por lucros cessantes nem por danos indiretos. A responsabilidade total da Clinicfy por danos relacionados a estes Termos fica limitada ao valor pago pela Clínica nos 12 meses anteriores ao fato que originou o dano.

9. Licença e propriedade intelectual

9.1. O software, a marca e todo o conteúdo da plataforma pertencem à Clinicfy. A Clínica recebe uma licença de uso limitada, não exclusiva e intransferível, válida enquanto a assinatura estiver ativa.

9.2. Não é permitido copiar, reproduzir, revender, fazer engenharia reversa ou tentar extrair o código ou a estrutura da plataforma.

9.3. A Clinicfy evolui a plataforma continuamente e pode adicionar, alterar ou remover funcionalidades, sem que isso gere indenização. Mudanças relevantes são comunicadas na plataforma ou por e-mail. Se um plano deixar de ser oferecido, a Clínica migra para o plano equivalente, com aviso de 30 dias e sem perda de dados. A Clinicfy não desenvolve funcionalidades sob encomenda; sugestões são bem-vindas e podem ou não entrar no produto.

9.4. A Clínica autoriza a Clinicfy a usar seu nome, nome fantasia, logo, razão social e imagens institucionais como referência de cliente em materiais de divulgação da Clinicfy, sem ônus, durante o contrato e por até 2 anos após o término. A Clínica pode revogar essa autorização a qualquer momento por e-mail ao suporte, e a Clinicfy retira o uso em até 15 dias.

10. Inteligência artificial

10.1. Os recursos de inteligência artificial da plataforma (atendimento, transcrição, organização de textos e assistente interna) são ferramentas de apoio administrativo. Não substituem o julgamento profissional nem servem para diagnóstico, prescrição ou orientação de tratamento.

10.2. A Clinicfy registra as conversas e as ações da assistente de atendimento para que a Clínica possa acompanhar e corrigir. A Clínica é responsável pelas configurações da assistente, por acompanhar as conversas e por informar o paciente de que está falando com um sistema automatizado.

10.3. Antes de gravar ou transcrever uma consulta, a Clínica obtém o consentimento do paciente. Todo conteúdo gerado pela inteligência artificial deve ser revisado pelo profissional antes de entrar no prontuário.

11. Alterações destes Termos

A Clinicfy pode alterar estes Termos, avisando a Clínica por e-mail ou na plataforma antes da entrada em vigor. A versão vigente fica sempre publicada no site, e uma nova versão pode ser apresentada para novo aceite. Se a Clínica não concordar, pode cancelar conforme a seção 6.

12. Lei aplicável e foro

Estes Termos seguem a lei brasileira. Fica eleito o foro da comarca de Porto Alegre/RS para resolver qualquer questão relacionada a eles.

13. Disposições finais

13.1. Se ocorrer incidente de segurança envolvendo dados da Clínica, a Clinicfy a comunica em até 2 dias úteis após tomar conhecimento, informa o que aconteceu e o que foi feito, e coopera com a Clínica e com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

13.2. Se alguma cláusula destes Termos for considerada inválida, as demais continuam valendo.

13.3. A Clínica não pode ceder ou transferir este contrato a terceiros sem autorização da Clinicfy.

13.4. Avisos. Os avisos sobre a conta e sobre este contrato (reajuste, alteração dos Termos, atraso de pagamento, cancelamento e incidentes) são enviados ao e-mail cadastrado e podem ser reforçados por WhatsApp, pela área de notificações do sistema e pelo aplicativo. O aviso vale como entregue quando enviado ao e-mail cadastrado. Manter o e-mail e o telefone de contato atualizados é responsabilidade da Clínica.